Datenschutzerklärung

Stand: 10. September 2025
Geltung: für die Website akademie-electus.org und das Mentoring-Pilotprogramm „Akademie Electus“.

1. Verantwortlicher

Akademie Electus
Line-Eid-Straße 6, 78467 Konstanz, Deutschland
E-Mail: centrum@akademie-electus.org
Website: https://akademie-electus.org

Ein/e Datenschutzbeauftragte/r ist derzeit nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür aktuell nicht vorliegen. Sie können sich zu sämtlichen Datenschutz-Themen an die oben genannte Kontaktadresse wenden.

2. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten – je nach Nutzung – insbesondere folgende Datenkategorien:

  • Websitedaten: IP-Adresse, Timestamp, Referrer-URL, User-Agent, aufgerufene Seiten/Dateien, Fehlercodes, grundlegende Cookie-Informationen (nur technisch notwendige; optionale Tools nur mit Einwilligung).

  • Bewerbungs- und Kontaktdaten: Name und Kontaktdaten der Eltern/Erziehungsberechtigten, Name und Alter des Kindes, Inhalte aus Formularfeldern, Präferenzen, freie Textangaben.

  • Programmdaten (Pilotphase): Termin- und Kommunikationsdaten (z. B. Google Meet), Protokolle/Notizen aus Sitzungen, Aufgaben- und Fortschrittsdokumentation, optional Einwilligungen zu Aufzeichnungen, Testimonial-Freigaben.

  • Vertrags-/Organisationsdaten (späterer Regelbetrieb): Rechnungs- und Zahlungsdaten, Korrespondenz, Kündigungs-/Widerrufserklärungen.

Sensible Daten: Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten werden von uns nicht aktiv abgefragt. Sollten solche Angaben im Rahmen des Mentorings freiwillig mitgeteilt werden, verarbeiten wir sie ausschließlich mit ausdrücklicher Einwilligung der Erziehungsberechtigten und nur soweit unbedingt erforderlich.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken und auf folgenden Rechtsgrundlagen der DSGVO:

  1. Website-Bereitstellung & IT-Sicherheit
    Betrieb der Website, Auslieferung von Inhalten, Erkennung/Störungsbehebung, Missbrauchs- und Betrugsprävention.
    Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen an sicherem, stabilem Betrieb).

  2. Kontakt & Bewerbung
    Bearbeitung von Anfragen und Bewerbungen für die Pilotphase; Entscheidungsfindung über Teilnahme.
    Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen), ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

  3. Durchführung der Pilotphase (Mentoring)
    Organisation und Durchführung von Online-Sitzungen, Dokumentation von Zielen, Aufgaben, Fortschritten; Kommunikation mit Eltern/Kind.
    Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Pilot-Teilnahmeverhältnisses).

  4. Einwilligungsbasierte Verarbeitungen
    – Aufzeichnungen von Sitzungen zu Analyse-/Qualitätszwecken,
    – Testimonials (z. B. Zitate, Erfolgsgeschichten, Bilder/Video),
    – optionale Cookies/Analyse-Tools auf der Website.
    Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Einwilligungen sind jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerruflich.

  5. Gesetzliche Pflichten
    Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten (z. B. steuerliche Vorgaben im Regelbetrieb).
    Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Kinder und Einwilligungen: Bei Kindern unter 16 Jahren ist – soweit eine Einwilligung erforderlich ist – die Einwilligung der Erziehungsberechtigten notwendig. Eigene Einwilligungen Minderjähriger werden entsprechend dem gesetzlichen Rahmen eingeholt.

4. Herkunft der Daten

Wir erheben Daten in der Regel direkt von den betroffenen Personen (Eltern/Kinder) über Formulare, E-Mail, Videokonferenz oder im Verlauf des Mentorings. In Einzelfällen können Daten aus zulässigen Drittenquellen stammen (z. B. öffentliche Profile, wenn Sie uns diese aktiv nennen/verlinken).

5. Empfänger & Auftragsverarbeiter

Im Rahmen der Verarbeitung setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein (Auftragsverarbeiter), die Daten nur nach unseren Weisungen verarbeiten:

  • Hosting & Website: Squarespace, Inc. (Website-Hosting, Formulare, ggf. integrierte Funktionen)

  • Kommunikation & Kollaboration: Google Workspace (Gmail, Google Drive/Docs/Sheets, Google Meet)

  • (Optional) Terminplanung/Signatur: z. B. Google Kalender, elektronische Signatur-Tools (falls eingesetzt)

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung. Weitere Empfänger können Behörden (bei rechtlicher Verpflichtung) oder Rechtsberater (zur Rechtsverteidigung) sein.

6. Drittlandübermittlungen

Bei Nutzung von Dienstleistern mit Sitz in Drittstaaten (z. B. USA) oder entsprechender Infrastruktur kann eine Datenübermittlung in Drittländer erfolgen. In diesen Fällen stellen wir geeignete Sicherheitsgarantien sicher, insbesondere den Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln (SCC). Zusätzlich prüfen wir – soweit möglich – ergänzende technische/organisatorische Maßnahmen.

7. Speicherdauer

  • Website-/Server-Logs: in der Regel 7–30 Tage, es sei denn, ein sicherheitsrelevantes Ereignis erfordert längere Aufbewahrung.

  • Bewerbungsdaten (nicht aufgenommene Familien): Löschung i. d. R. nach 6 Monaten nach Abschluss des Auswahlprozesses, sofern keine Einwilligung zur längeren Aufbewahrung vorliegt.

  • Pilot-Teilnehmer: Löschung bzw. Anonymisierung spätestens 6 Monate nach Ende der Pilotphase, sofern keine anschließende Teilnahme im Regelbetrieb erfolgt oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

  • Einwilligungsbasierte Inhalte (Aufzeichnungen/Testimonials): bis zum Widerruf bzw. bis zur Erfüllung des Zwecks.

  • Gesetzliche Aufbewahrungen im Regelbetrieb (z. B. Steuer): bis zu 10 Jahre.

8. Cookies & ähnliche Technologien

Wir verwenden technisch notwendige Cookies/Funktionen, um die Website bereitzustellen. Nicht notwendige Cookies/Tools (z. B. Analyse/Marketing) werden nur nach Ihrer Einwilligung aktiviert. Sie können Einwilligungen jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

9. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben – unter den gesetzlichen Voraussetzungen – insbesondere folgende Rechte:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)

  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

  • Löschung (Art. 17 DSGVO)

  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

  • Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)

  • Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zudem haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Kontakt zur Ausübung Ihrer Rechte: centrum@akademie-electus.org

10. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung bestimmter Daten ist für die Teilnahme an der Pilotphase bzw. die Durchführung des Mentorings erforderlich. Ohne diese Daten ist eine Teilnahme nicht möglich. Nicht erforderliche Angaben kennzeichnen wir als freiwillig.

11. Sicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen (Zugriffsbeschränkungen, rollenbasierte Freigaben, Verschlüsselung der Übertragung, Datensparsamkeit), um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch oder unbefugtem Zugriff zu schützen.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung bei Bedarf an. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website abrufbar.